Datenschutzerklärung — Plattform

1. Verantwortliche Stelle

bauklar GmbH, Hallwylstrasse 60, 8004 Zürich | datenschutz@bauklar.ai

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkonto-ID, Authentifizierungstoken.

Nutzungsdaten: Login-Zeiten, ausgeführte Aktionen, Sitzungsprotokolle, Geräteinformationen, IP-Adresse.

Eingegebene Inhalte: Texte, Dokumente, Dateien, Sprachaufnahmen, Transkripte, KI-Prompts und -Outputs, Workflows, Projektdaten.

Abrechnungsdaten: Rechnungsadresse, Zahlungsreferenzen.

Keine besonders schützenswerte Daten (z.B. Gesundheitsdaten): Deren Eingabe ist ohne gesonderte Vereinbarung untersagt — vgl. AGB § 4.2.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

Kategorien der Empfänger:

• Hosting Anbieter
• Website Anbieter
• Dienstleister & Drittanbieter
• Auftragsdatenverarbeiter
• Mitarbeitende
• Zahlungsanbieter / Zahlungsabwickler
• Dritte, bei denen wir gesetzlich zur Bekanntgabe verpflichtet sind

4. Datensicherheit

Alle personenbezogenen Inhalte werden verschlüsselt mit mandantenspezifischen Schlüsseln gespeichert. Übertragungen erfolgen ausschliesslich via TLS 1.2+. Die vollständigen Technisch Organisatorischen Massnahmen sind dokumentiert.

5. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir setzen externe Dienstleister und Drittanbieter ein, die in der Anbieterübersicht aufgeführt sind. Die Kerndaten werden innerhalb der EU/EWR gespeichert. Für KI-Verarbeitungen können Daten an Anbieter in den USA übermittelt werden. Die Detailregelung findet sich im AVV.

EU-Ausland: Feststellung angemessenes Datenschutzniveau durch Bundesrat.

USA: Die Datenübertragung wird auf das Swiss-US-Privacy-Framework gestützt. Der Datenschutzrahmen ermöglicht einen sicheren Austausch von Personendaten zwischen der Schweiz und den zertifizierten US-Unternehmen. Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/. Andernfalls stützen wir die Datenübertragung auf Standardvertragsklauseln oder ihre Einwilligung.

Kein Training mit Ihren Daten. In den Einstellungen können Sie Anbieter mit EU-Hosting, Zero-Data-Retention-Vertrag und vertraglicher Vereinbarung, dass kein Training von Large Language Modellen mit ihren Daten erfolgt, auswählen.

Bestimmte optionale Funktionen nutzen Drittdienste ohne diese vertraglichen Zusicherungen. Bei der Aktivierung können Daten ohne den entsprechenden Schutz übermittelt werden. Die betroffenen Dienste und eingesetzten Garantien sind in der Anbieterübersicht dokumentiert.

6. Verbundene Google- und Microsoft-Konten

Anmeldung: Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden, erhalten wir Name, E-Mail-Adresse und Konto-ID. Wir nutzen sie ausschliesslich für die Anmeldung und die Kontoverwaltung.

Integrationen: Integrationen sind optional. Ihre Organisation schaltet sie frei, und jede Person verbindet ihr eigenes Konto mit einer ausdrücklichen Einwilligung beim Anbieter. Danach kann der Assistent in Ihrem Auftrag auf folgende Daten zugreifen:

• Google: Gmail (E-Mails auflisten und lesen, Anhänge importieren, Entwürfe erstellen, kein Versand), Google Drive (Dateien auflisten, durchsuchen und importieren, nur lesend), Google Kalender (Termine lesen).
• Microsoft 365: E-Mail und freigegebene Postfächer (E-Mails lesen, Anhänge importieren, Entwürfe erstellen, kein Versand), OneDrive und SharePoint (Dateien lesen und importieren), Kalender (Termine lesen und, falls freigeschaltet, eigene Termine ohne Teilnehmende anlegen), Teams (Chats und Kanalnachrichten lesen und durchsuchen).

Nutzung und Weitergabe

Wir greifen nur auf diese Daten zu, wenn Sie im Chat eine entsprechende Anfrage stellen, und nur, um diese Anfrage zu beantworten. Dazu werden die abgerufenen Inhalte an das KI-Modell übermittelt, das Ihre Organisation freigegeben und Sie gegebenenfalls ausgewählt haben (siehe Anbieterübersicht). Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Mitarbeitende von bauklar sehen diese Daten nur, wenn Sie ausdrücklich zustimmen (z.B. indem Sie uns einen Chat zur Fehleranalyse melden), wenn es zur Untersuchung eines Fehlers, eines Sicherheitsvorfalls oder von Missbrauch nötig ist, oder wenn das Gesetz es verlangt.

Daten, die wir über Google-Workspace-APIs erhalten, verwenden wir nicht, um allgemeine (nicht personalisierte) KI- oder ML-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, und wir geben sie dafür auch nicht an Dritte weiter. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die bauklar.ai über Google APIs erhält, hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

bauklar.ai's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. bauklar.ai does not use Google Workspace API data to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models.

Speicherung und Aufbewahrung

Wir legen keine laufende Kopie Ihres Postfachs, Ihrer Dateien oder Ihres Kalenders an. Gespeichert wird nur Folgendes:

Löschung

• Verbindung trennen: Unter Einstellungen → Integrationen trennen Sie ein Konto jederzeit. Das Token wird sofort gelöscht; bei Google beantragen wir zusätzlich den Widerruf direkt bei Google. Den Zugriff können Sie auch beim Anbieter entziehen: Google-Konto bzw. Microsoft «Meine Apps» (hat Ihre Organisation zugestimmt, über deren IT-Administration).
• Chats und Dokumente: Einen Chat löschen Sie sofort und endgültig. Dokumente löschen Sie über den Papierkorb (siehe oben).
• Konto löschen: Unter Einstellungen → Datenschutz. Nach einer Frist von 30 Tagen, in der Sie die Löschung widerrufen können, werden Ihr Konto, Ihre Verbindungen samt Token und Ihre Chats endgültig gelöscht. Importierte Dokumente gehören zum Arbeitsbereich Ihrer Organisation und bleiben bestehen, bis sie dort gelöscht werden. Erinnerungen, die der Assistent abgeleitet hat, werden nicht automatisch mit dem Konto gelöscht; löschen Sie sie vorher unter Einstellungen → Gedächtnis oder bitten Sie uns darum.
• Vertragsende: Ihre Organisation hat 30 Tage Zeit für den Datenexport, danach werden alle personenbezogenen Daten gelöscht (AVV § 7).
• Auf Anfrage: Daten aus Ihren Google- oder Microsoft-Konten, einschliesslich abgeleiteter Erinnerungen, löschen wir auch auf Anfrage an datenschutz@bauklar.ai.

7. Ihre Rechte

Ihre Rechte u.a. auf Auskunft, Berichtigung richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften des DSG. Anfragen an: datenschutz@bauklar.ai

8. Änderungen

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung und Anpassung der Datenschutzerklärung vor. Änderungen werden an dieser Stelle veröffentlicht. Die aktuelle Version ist jederzeit abrufbar.